電話の仕組みを見直しました。

固定電話→出たり入ったりが多いことから事務所の電話は、4回コールで携帯電話に転送していました。事務所の電話が話し中の場合も、携帯電話へ転送されてしまうことが、時々発生することから、携帯電話にて留守番電話が作動するようにしました。

携帯電話→打ち合わせや、作業中は携帯電話の電源をOFFしたり、サイレント、バイブなどにしていましたが、すべて、留守番電話に切り替わるようにしました。移動中などコールがあっても出れない場合も、6call以上になると留守番電話に切り替わるようにしました。

携帯電話、固定電話、いづれの話し中も、留守番電話へ伝言いただけるようにしました。

反省

商談中や作業中の携帯電話のモードについて、これまでは、以下としていました。(ドコモ携帯電話を利用)

・電源をOFFにして、商談や作業を完了したら、起動。着信を見て折り返す。
・サイレントモードにして、着信の内容で、手動で、ショートメッセージ返信。「ただいま電話に出ることができません」など選択

検証

着信に気が付き、ショートメッセージ返信。「ただいま電話に出ることができません」選択
→ 相手が携帯電話の場合はショートメッセージが行われるが、固定電話の場合は、プープープー(着信拒否)となる。

改善策

相手が固定回線の場合は、伝言メモを押下。固定電話からか、携帯電話からか瞬時に判断が難しいことから、条件に合わせて、留守番電話への切り替わるよう変更し、改善。

 

お願い

折り返しは迅速を心がけていますが、商談や作業中などで、お待たせすることもあります。折り返しは、必ずいたしますので、少々お待ちいただけますよう、お願いいたします。

操作方法

ドコモ 留守番電話 1416→9押下 開始 呼び出し秒数変更 1419→16秒(call6回)

固定電話(ひかり電話設定サイト)https://www.hikari.ntt-east.net/AGL_Logout.do

ボイスワープ 無応答時転送と話中時転送を組み合わせる  call4(10秒)