会社 の 合併手続き ホームページ と メール の 扱い。合併や統合で、メールやホームページの扱いをどのように準備するのかについてまとめました。

A社にB社が合併吸収された場合、属性jpドメイン 制限緩和の申請で、1つの組織で複数のCO.JPドメイン等を取得する申請が行えます。計画的に、手順を追ってが、ポイント。

事例1 A社(属性jpドメイン所有)にB社(属性jpドメイン所有)が吸収され、C社社名変更になったパターン。

step1 メールの移行を優先。C社用ドメイン、co.jpを取得。登記が完了していれば、ドメインは取得可能。その際、サーバー会社に対して、A社属性jpドメインとB社属性jpドメインの指定事業者変更を行います。A社、B社契約しているレンタルサーバーは変更しません。その際、「属性jpドメイン 制限緩和の申請」を行いたい旨を説明します。プロバイダー側、サポートの担当者は、この言葉を知らない場合もあるので、事情を説明し、ドメイン担当の部署に連絡をとってもらいます。

各ドメインの登録情報(例:A社/B社の組織名・住所)が合併後の組織情報(例:A社の組織名・住所)になります。適用の要件は、登記簿謄本全部履歴事項の用意や書類への捺印など。会社の印鑑証明書の添付などが必要。

step2 C社用ドメイン、co.jpに対して、必要な数のメールアカウントを登録します。登録後、各パソコンへ新社名のメールアカウントを設定してもらいます。

step3 運用開始日を社内で調整いただき、C社用ドメイン、co.jpのアカウントに対して、A社用メールアカウントからメールの転送を開始、B社用メールアカウントからも同様にメールの転送を開始します。準備の都合から、作業は日付の変わるポイントで転送を順次始めます。

step4 属性jpドメイン 制限緩和の申請を行った場合、原則、属性jpドメインは期限なく利用ができます。プロバイダーによっては6か月など利用に制限を課している場合あり。旧メールアドレスの送受信機能を止めます。

step5 ホームページはコンテンツの制作タイミングで、旧ページから301恒久転送することで、SEO的な部分も配慮。

時期を見て、旧サーバー契約の解約。(マルチドメイン可能なサーバであれば、新サーバーへコンテンツを移行させ、ホスティングサーバーのランニングを抑えることも可能。メールの設定も旧メールアドレスの送受信の停止が出来ていれば移行可能。転送は継続させます。夜間に作業)ホスティングサーバーによってはマルチドメインのサーバーのルールでメールの転送ができない場合あり(webarina)  おすすめは CPI ACE01  (サポートには根気よく電話する必要あり)

 

CO.jpは会社の大切な財産。whois見直しも。また属性jpドメイン以外の利用の場合も、ドメインを安易に手放さないように。悪用されることも、想定して保有を。

合併時はセキュリティ事象が起こりやすい時。VPNなどセキュリティの見直しやセキュリティーポリシーの再確認や意識合わせも大切。

メールの送受信のIPアドレス制限など、ネットワークの環境に合わせた構築の見直し方法もあります。

スケジュール調整、サーバ代行準備、メールの設定支援行います。お問合せ下さい。

 

追記 outlook2013/2016の更新により、操作が複雑になっています。マイクロソフトアカウントでのログイン、アクティブディレクトリ(Active Directory)、onedriveやicloud等のサインオンサービスの利用。参考