outlookのメールの設定変更について、情報を配布する方法をまとめました。
今回は、メールを暗号化設定に変更すると手順を整理しました。メール設定は、【アカウントの設定変更】の【変更】から操作しますが、自動と手動があり、表示は似ていますが、アクセスする手順が違うので、ご注意ください。
管理者側
point1
メールの設定変更時の問題に、打ち間違いがあります。コピー＆ペーストで、変更いただけるよう、情報は”差し込み印刷”でワードへ出力し、配布。管理者側は、一覧をエクセルで管理することで、追加、削除にも対応するようにしました。
エクセル、ワードは、一つのフォルダに入れて管理します。ワードは原本、差し込み済、出力済の三種類にしておくと、のちに見直ししやすいです。
POP SMTP 送受信暗号化ポートはISPによって異なります
point2
差出人名を表示。メールが相手に届いたときの表示について、確認用。
利用者側
届いたワード文書の手順に従って、操作をいただきます。コピー＆ペーストを基本に操作ください。
エクセルで一覧管理すれば、ウイルス対策ソフトログインページの管理や、ソフトウェアVPNの管理、サーバログインの情報などを管理できます。ホスティングサーバの種類によっては、パスワードを、利用者側で変更できる仕組みを持つものもあるので、メールパスワードは各自で変更して利用いただくという方法もあります。システム管理者と情報管理者の権限の分離について、社内で取り決めを検討いただくこともできます。
outlook→ファイル→アカウント設定→プロファイルの管理→電子メールアカウント→変更
差し込み印刷は、画像キャプチャし、テキストを挿入を利用すれば、画像の上にデータを挿入することもできます。
CSV出力を利用すると、打ち直しも少なく、校正の手間を軽減できました。
