W社 届かないメール問題

W社の届かないメールの件について、以前の記事をまとめ直し、してみました。

届かないメールの原因の切り分け

お客様A社さんのシステム担当者さんは、送信したメールの一部が取引先で迷惑メール扱いとなっていると会社の営業担当から相談されました。

全てのメールが届かないのではなく、一部のメールが特定の何社かに届かない。
そして対象のメールは、メールソフトの送信トレイに、

送信済み扱いとして、ちゃんと残っていました。

W社ホスティングサービスのサポートセンターに相談すると、（原稿を書いていた時は、有人の電話のサポート窓口がありましたが、今は、チャットで相談する仕組みに変わっています）

サポート窓口の回答は、

「送信サーバから問題なく送信されているので、相手先のサーバ管理者に連絡をとってください」

とのことでした。

A社の担当者は、相手先は大手企業で、取引先の担当者さんに、システム担当者さんと連絡をとりたい・・・なんてお願いするのは、こちらのスキルもないので、とても困ってしまうとお話されていました。

原因は、暗号化メール設定時の共有送信サーバ

SPF設定されたメールの送信の流れ
１．ドメインを管理するDNSのTXTレコードにSPF設定を行います。設定方法は、自動で行ってくれるサーバ、手動設定が必要なサーバがあります。W社は自動設定です。

２．送信先によっては、UTMなどの総合監視の仕組みを取り入れている会社もあります。UTMのある会社では、送られてきたメールのドメインが正しいものかどうかを、ドメインのDNSサーバにSPFレコードの問い合わせを行います。メールサーバのIPアドレスを元に、受信しようとしているメールの正当性を確認する仕組みです。

３．UTMは、２で（SPFにて）送信元の正当性を確認し、なおかつ、RBLデータベースで、その送信メールサーバがブラックリストに掲載されていないかをチェックをする機能があります。

W社の場合、メールを暗号化設定にした場合、送信サーバーが共有送信サーバとなってしまうため、ここで、UTMのチェックにひっかかかってしまうようです。

この場合は、相手先システム担当者に、ホワイトリストとして追加してほしいと依頼するか、メールを平文送信に変更するかのどちらかの方法をとる必要があります。

ホワイトリストに加えてもらう場合、相手先の設定方法によりますが、相手先の迷惑メール受信が増えてしまうということになるので、依頼には、慎重な検討が必要です。