お客様とお話していて、通信費適正調査の意外な効能を発見しました。この仕組み、システム担当者様・総務担当者様が社内の仕組みを学ぶ場面においてや、社内コミュニケーションにも有効に作用する面あり。
例えば、新人担当者様においては、目で見ながら仕組みを追えるので、座学より有効だったり、
ベテランの担当者さんであっても、電話やシステムの利用方法などいろいろな部署へ問い合わせをいただくことから、目的あるコミュニケーションが生まれやすいなどという効能が。総務部とシステム部のコミュニケーションも、今回の場合、避けては通れないので、この部分においても、コミュニケーションのお手伝いができます。
調査の過程では、絵を描いて説明する場面もあります。絵にすると、見える！！わかりやすい！！
・通信費が適正に利用されているかどうかの検証ができる。
・通信回線の社内の利用方法を見える化できる。（どうしても不明な回線もありますが、不明な回線であるということが、理解できる機会にもなります）
・受発注、システム用バックアップ回線、警備、銀行EDIの利用状況を把握し、ISDN終了前に行うべきことの把握に有効。
・経費が削減できるだけでなく、総務やシステム担当者さんにとって広範囲なスキルアップが臨める。会社が生の教材になる。座学よりずっと、有効です。
流れ
１．料金シュミレーション
通信会社に傾倒しない第三者視点と豊富な現場実績を持った通信機器の専門家にて、通信費の利用の実態を調査していきます。機器の買い替え促進を目的としない純粋な通信費最適化のための料金シュミレーションです。
２．業務委託契約
通信費適正化調査を業務委託できます。契約書には、守秘義務に関する条項ほか、期間、料金についての明示をしています。料金は、定額型、成功報酬型のふたつから選択できます。成功報酬型の場合、手数料は年間削減額の90%です。
※法律事務所へ作成依頼し、準備できています。「案」として提出の後、問題なければ契約の取り交わしへ進みます。
３．現場調査、検証、報告書の提出
請求書の検証、現場調査、報告書の提出。調査には、一か月分の通信費の請求書のお預かり、ネットワーク構成図、主装置などの回線構成図などをお預かりします。期間は概ね二か月です。
４．調査後も安心の通信回線管理簿
通信費適正化調査報告書を提出した後に、通信会社などへの依頼時の補助を行います。また、今後の管理の助けとなるよう、通信関連の契約書などをまとめた通信回線の管理簿や報告書で使用したエクセルシートを納品。調査後もネットワークの見える化が継続できる仕組みに工夫しています。
５．担当者様の協力あって成り立つ調査です
通信回線の調査では、担当者様に社内のあちこちに利用法を聞いていただいたり、業務の全体を見渡していただくことが必要になります。骨の折れる時間となりますが、コスト削減だけに終わることなく、少しさかのぼって、そこから、次の算段を整えていただく、そんな利用方法にしていただけたらと願っています。
